BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Sebuah
organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-kelompok
individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun
demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai
kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena
berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan
diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar.
Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.
Rapat yang
efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan.
Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan
aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak
efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan
pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan
yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat
terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Dan dalam makalah ini,
kami akan membahas tentang Manajemen Rapat. Supaya kita semua dapat mengetahui
lebih luas lagi tentang apa saja yang termasuk dalam manajemen rapat itu.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Definisi Rapat
Rapat adalah
berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan
urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan,
penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada
armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu
direncanakan.[1]
Rapat adalah hal yang
tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar
orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat
itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta
merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya,
jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan
oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.
Dr. Peter
Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita
menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang
berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat
karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu
tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran
beberapa orang.[2]
B.
Arti Rapat dalam Organisasi
Rapat merupakan
sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu
menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu
diselenggarakan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi pelaku
bisnis.
Setiap hari
suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari berbagai organisasi
lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang
diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek perusahaan.
Informasi yang
diterima dijadikan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Untuk
mengantisipasi derasnya arus informasi yang masuk, diperlukan rapat yang
kritis, efisien dan efektif. Rapat harus diselenggarakan pada waktu yang tepat.
Dengan rapat yang efektif, perusahaan dapat menyusun strategi untuk merespon
perkembangan.
C.
Pertimbangan Penyelenggaraan Rapat
Sebelum rapat
diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk
keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan
rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan
lokasi rapat.
Rapat adalah
aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Karena itu, sebelum undangan
disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara terbaik
untuk mencapai tujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan berdasarkan
perlu atau tidaknya interaksi kelompok untuk membahas suatu subyek. Jika subyek
yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo
atau dengan suatu percakapan, maka rapat tidak perlu diselenggarakan.
Tidak setiap
permasalahan yang timbul dalam suatu organisasi harus diselesaikan melalui
rapat. Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat didasarkan pada beberapa
pertimbangan sebagai berikut:
1.
Tujuan Rapat
Tujuan
rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap permulaan. Jika
tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu diselenggarakan.
2.
Ketepatan Waktu
Penyelenggaraan
rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk membahas suatu
permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak menyelenggarakan
rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.
3.
Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan
Jika
tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya rapat,
maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat
ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting
tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan
alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat.
4.
Alternatif Selain Rapat
Rapat
bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi.
Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih
efisien.[3]
D.
Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat
Rapat, pada
umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan
keputusan. Tujuan rapat informasional adalah berbagai informasi dan
mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi “briefing” per orang
oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan
pertanyaan dari peserta.
Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan
dengan persuasi, analisis, dan pemecahan masalah. Rapat ini seringkali terdiri
dari sesi tukar pikiran tentang alternatif kebijakan yang perlu ditetapkan. Dalam
rapat tipe ini, peserta diberi kesempatan untuk menyampaikan pikirannya dalam
suau perdebatan.
E.
Siapa yang Harus Hadir
dalam Rapat?
Penyelenggaraan
suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu
pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang
peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula
komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Meskipun
peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang
dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan
keputusan dapat hadir. Rapat akan kurang berarti jika tanpa diikuti oleh
orang-orang yang mempunyai informasi penting yang berhubungan dengan subyek
rapat. Untuk memudahkan
mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
1. 8 orang peserta. Jika
harus memecahkan sebuah masalah undanglah tak lebih dari 8 orang untuk rapat.
Lebih dari 8 orang dalam suatu ruangan selalu menyebabkan lebih banyak masalah
daripada yang diselesaikan.
2.
18 orang peserta. Jika ingin melakukan sesi sumbang saran (brain storming)
maka bisa mengundang hingga 18 orang untuk rapat. Hanya saja, jangan mencari
konsensus dari jumlah peserta yang sedemikian besar.
3.
Jika ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka jika
ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru, maka
semakin ramai jumlah peserta rapat, suasana semakin baik. Undanglah 1800 orang
atau lebih untuk rapat.[4]
F.
Agenda Rapat
Meskipun subyek
rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian
materi yang akan dibahas dan membaginya kepada peserta beberapa hari sebelumrapat
dilaksanakan.[5]
Berikut ini contoh format agenda:
AGENDA
RENCANA RAPAT PERUSAHAAN
26 Maret 2012
Jam 10.00
Ruang Rapat Eksekutif
1.
Presensi
2.
Persetujuan agenda
3.
Persetujuan durasi waktu rapat
4.
Laporan Pimpinan
5.
Laporan Manajer
a.
Pengembangan pasar
b.
Produk baru
c.
Keuangan
6.
Pekerjaan yang tertunda
7.
Pengembangan tugas
8.
Pengumuman
9.
Penundaan
G.
Fungsi Rapat dalam Komunikasi
Penyelenggaraan
rapat harus didasarkan pada perlu atau tidaknya suatu persoalan untuk
dirapatkan. Jika tidak, rapat hanya akan menyia-yiakan waktu, dan dengan
demikian, menghindarkan eksekutif dan manajer dari anggapan bahwa setiapa rapat
merupakan bagian dari fungsi kemampulabaan.
Fungsi rapat
adalah mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima
informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan
dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada
informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan: penjualan, pemasaran,
manufaktur, keuangan dan perencanaan.
Informasi yang
diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan
keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau
penyempurnaan kebijakan. Antisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat
menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. Rapat harus diselenggarakan
dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat
dan tepat.
H.
Klasifikasi Sifat Rapat
Menurut
sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: rapat yang baik, rapat yang
buruk, dan rapat yang tidak perlu. Dalam bab ini ditunjukkan cara menganalisis
situasi rapat untuk menghindari rapat yang tidak diperlukan. Kemudian,
ditunjukkan cara mengubahnya menjadi rapat yang baik.
Rapat yang baik
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:
·
Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.
·
Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.
·
Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai
kontributor ataupun penerima informasi dari rapat.
·
Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan
memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan tindakan yang sia-sia.
·
Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada
saat yang memungkinkan.
·
Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan
yang direncanakan, dan memberikan kontribusi.
·
Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas
secara tuntas.
·
Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik.[6]
I.
Alasan Penyelenggaraan Rapat
Banyak alasan
penyelenggaraan rapat. Alasan yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai
berikut:
a.
Untuk menerima laporan dari peserta rapat.
Laporan
yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan
menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih
nyata dan mudah diingat. Lebih dari itu juga terbuka kesempatan berdiskusi
untuk menentukan langkah lanjut.
b.
Untuk mencapai keputusan bersama.
Rapat
ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat.
Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta
rapat melalui persetujuan bersama. Peserta rapat perlu mengetahui sesuatu yang
mereka harapkan dari awal sampai akhir, saat rapat menetapkan keputusan.
Tanggung jawab merupakan aspek penting dalam pengambilan keputusan rapat.
c.
Untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan.
Pada
saat permasalahan teridentifikasi, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan
pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Suatu solusi atau cara bertindak
yang dapat dilakukan akan muncul dari pembicaraan dalam rapat. Rapat akan
efektif jika terdapat keseimbangan interaksi ide, pengalaman, informasi, dan
wawasan. Pimpinan rapat harus bertindak sebagai moderator diskusi tanpa
berupaya memihak pada peserta. Hasil terbaik akan diperoleh melalui interaksi.
d.
Untuk mencapai kesamaan pemikiran, program, atau keputusan.
Ide,
program, dan keputusan baru merupakan “komoditas” yang dapat ditawarkan kepada
pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiensi dalam
rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini
membuktikan “komoditas” tersebut mempunyai daya jual.
e.
Untuk mencapai tujuan pelatihan.
Rapat
merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, manajer yunior dapat
memperhatikan teknik yang digunakan oleh eksekutif perusahaan yang lebih senior
mencapai keputusan, memecahkan permasalahan, dan menyampaikan informasi.
Pemikiran harus disampaikan untuk pelatihan eksekutif yunior, sementara mereka
harus senantiasa mencatat penerapan kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan.
f.
Untuk menyatukan pandangan yang berbeda.
Perbedaan
pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan
oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran merupakan suatu kekuatan yang kreatif dan
dinamis. Namun, jika perbedaan sudut pandang berkembang dan meninggalkan kecenderungan yang tidak diharapkan, hal
tersebut dapat meluas menjadi konflik di tempat kerja. Rapat akan membantu
terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk
pengembangan pandangan atau penilaian peserta sehingga dapat tercapai kesamaan
pandangan tentang suatu subyek.
g.
Untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi.
Cara
ini merupakan komunikasi dalam rapat yang sangat penting. Efektivitasnya sangat
ditentukan oleh alat bantu visual yang memadai dan pembicara yang mampu
menjelaskan gambar dan statistik dengan baik.
h.
Untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi
yang mereka peroleh dari rapat.
Memo
dapat menimbulkan perbedaan pemahaman antara seorang dengan yang lain. Melalui
presentasi dalam suatu rapat, kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemahaman
informasi dapat diperkecil atau bahwa dinetralisir. Dalam forum rapat, audiensi
dapat mengajukan pertanyaan untuk mendapat jawaban yang tepat sehingga
kesalahan pemahaman dapat dihindari.[7]
J.
Perencanaan Rapat
Perencanaan
rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat
penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat
merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk
mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau
tidaknya menyelenggarakan rapat.
§ Menentukan
tujuan
Sebelum
rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik
untuk mencapai tujuan.
§ Memilih peserta
rapat
Peserta
rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan kunci bagi
pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah peserta harus mencerminkan tujuan
rapat.
§ Menyusun agenda
Meskipun
sifat rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya
disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.
K.
Persiapan Rapat
Persiapan rapat
merupakan sembilan puluh persen dari keberhasilan rapat, dan kesiapan rapat
sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyelenggara yang mengundang rapat.
Langkah-langkah penting yang perlu diperhatikan untuk mempersiapakn
rapat adalah, sebagai berikut:
1.
Menyiapkan agenda rapat
2.
Penyampaian undangan rapat lebih awal untuk memberikan waktu yang
cukup kepada peserta
3.
Memastikan semua yang diundang dapat hadir
4.
Memastikan kesiapan fasilitas
Rapat internal
dapat dipersiapkan dalam waktu 15 menit. Agenda dapat ditulis dengan pensil
untuk kemudian diketik. Komunikasi melalui telepon dapat dilakukan untuk
meyakinkan bahwa waktu yang telah ditentukan tepat dan setiap peserta dapat
hadir. Semua aktivitas dapat dilakukan tanpa banyak menyita waktu.[8]
L.
Suasana Rapat
Suasana rapat
dapat bersifat positif, negatif, atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat
diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk
memberikan masukan. Rapat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya
dapat menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang signitifikan. Sebaliknya,
rapat yang didukung oleh suasan yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran
positif berupa rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat
direalisasikan.
Faktor yang
mendukung terciptanya suasana positif ialah tempat penyelenggaraan rapat dan
bobot materi rapat. Suasana positif merupakan paduan antara penataan fisik dan
perilaku peserta rapat. Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh
pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:
§ Pimpinan rapat
datang terlambat
§ Ruang rapat
tidak dipersiapkan dengan baik
§ Pimpinan
membuka rapat dengan berkelakar
§ Pimpinan kurang
siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu
§ Peserta rapat
datang terlambat
§ Rapat sering
disela dengan pembicaraan telepon
§ Peserta menunjukkan
ketidaksiapan
Sebaliknya,
suasana rapat yang positif ditentukan oleh pihak penyelenggara yang mengundang
rapat. Agar rapat berlangsung dengan baik, pimpinan rapat harus meneliti semua
persiapan dengan cermat. Disamping itu, beberapa hal berikut ini perlu
diperhatikan untuk menciptakan suasana rapat yang positif. Melakukan
pemeriksaan sebelum rapat dimulai jika ada sesuatu yang meragukan peserta
rapat. Jika keterlambatan penundaan dapat merugikan efektivitas rapat,
pembatalan dapat dilakukan untuk menghindari kekecewaan peserta rapat karena
merasa dirugikan dalam hal waktu.
§ Melakukan
pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima oleh peserta rapat.
§ Rapat
diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa harus menunggu
kehadiran seluruh peserta rapat.
§ Memberikan
indikasi bahwa agenda rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu yang
telah ditetapkan.
Suasana rapat
harus kondusif dan menyenangkan. Peserta rapat dapat bergurau untuk sekedar
menyegarkan suasana selama tidak dilakukan dalam rapat.Apabila gurauan dan
ungkapan humor mewarnai suasana rapat, nilai rapat sebagai sarana komunikasi
bisnis mengalami degradasi yang serius.
M.
Jumlah Peserta Rapat
Jumlah peserta
rapat ditentukan berdasarkan jenis rapat. Rapat diklasifikasikan dalam dua
jenis, yaitu presentasi dan rapat kerja.
1.
Presentasi
Presentasi
merupakan komunikasi satu arah. Informasi disampaikan kepada audiensi oleh
pembicara. Secara keseluruhan, keberhasilannya ditentukan oleh cara penyajian
presentasi: irama, ilustrasi, logika, dan kesimpulan akhir presentasi. Jika
penyajian presentasi lamban dan tidak menarik perhatian, tujuan presentasi
tidak tercapai. Sebaliknya, jika presentasi terlaksana dengan baik, audiensi
dapat memetik manfaatnya.
Jumlah
peserta yang sesuai untuk jenis rapat ini ditentukan berdasar fasilitas rapat
yang tersedia. Sepanjang setiap peserta dalam ruang rapat dapat melihat dan
mendengar presentasi dengan jelas, jumlah tersebut dapat dianggap sesuai.
2.
Rapat Kerja
Berbeda
dengan presentasi, rapat kerja merupakan komunikasi dua arah berupa diskusi.
Setiap peserta dilibatkan dalam pembahasan subyek rapat. Pemecahan
permasalahan, pengambilan keputusan, dan rapat pencarian fakta tergolong dalam
kategori rapat kerja.
Keberhasilan
rapat kerja ditentukan oleh kemampuan pimpinan rapat menciptakan dan memandu
diskusi. Peserta rapat kerja dibatasi dalam jumlah tertentu karena semakin
banyak peserta semakin sulit untuk mengambil keputusan.
Penyusunan
daftar orang-orang yang perlu diundang dalam rapat perlu berpedoman pada jenis
rapat yang akan diselenggarakan.
§ Untuk
presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan informasi.
§ Untuk rapat
pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah peserta maksimum lima
orang.
§ Untuk rapat
identifikasi permasalahan, jumlah peserta maksimum sepuluh orang.
§ Untuk rapat
informasional, jumlah peserta maksimum tiga puluh orang.
§ Untuk rapat
panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak lebih dari tujuh orang.
Sebagai pedoman
pimpinan rapat, rapat hanya diikuti oleh orang-orang yang berkompeten dengan
subyek rapat.[9]
N.
Memilih Tempat Rapat
Saat memilih
tempat untuk penyelenggaraan rapat, perhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1.
Ukuran Ruangan
Luas
ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta rapat. Ruang auditorium misalnya,
terlalu besar untuk rapat kecil dengan peserta delapan orang. Dapat dibayangkan
bagaimana perasaan orang yang mempresentasikan idenya di depan kelompok kecil
yang duduk membentuk satu deret di dalam ruangan besar. Meskipun pokok bahasan
dalam presentasi baik, kondisi ruangan yang terlalu besar menyebabkan
pembicaraan bergema dan mengganggu konsentrasi peserta.
2.
Akustik
Ruang
besar yang kosong seringkali berakustik buruk, terlebih apabila di ruang
tersebut tidak terpasang korden, tanpa karpet, atau bahan peredam suara lainnya
untuk mencegah terjadinya gema. Sebelum menggunakan ruang besar, perlu
diperhatikan akustik ruangan karena setiap peserta rapat harus dapat mendengar
segala sesuatu yang diucapkan tanpa gangguan. Jika peserta rapat tidak dapat
mendengar dengan baik, mereka akan merasa terisolir.
3.
Gangguan
Pemilihan
tempat untuk penyelenggaraan rapat di luar kantor perlu memperhatikan
faktor-faktor yang dapat mengganggu jalannya rapat. Ruang tempat
penyelanggaraan rapat memerlukan penyekat yang mampu mengurangi intensitas
suara dari luar yang dapat mengganggu ketenangan suasana. Suara dering telepon,
pembicaraan orang di luar ruang rapat, lalu lalang orang keluar masuk ruang
rapat dapat mengganggu suasana rapat yang berlangsung.
4.
Pintu Masuk dan Keluar
Tatanan
ruang rapat yang baik adalah dengan meletakkan podium berlawanan arah dengan
pintu yang merupakan jalan keluar dan masuknya peserta rapat. Kursi tempat
duduk peserta disusun membelakangi pintu. Dengan tatanan demikian, peserta yang
datang terlambat atau mereka yang perlu meninggalkan ruangan tidak mengganggu
jalannya rapat.
5.
Ventilasi
Dalam
memilih ruang rapat, perlu diperhatikan sirkulasi udaranya. Udara di ruang
tertutup yang penuh orang akan segera menjadi pengap. Meski ruangan menggunakan
air condition, kondisi ini seringkali tidak dapat mempertahankan udara tetap
segar. Sebelum rapat diselenggarakan, perlu dipastikan terlebih dahulu bahwa
ruangan berventilasi cukup, baik secara mekanis maupun melalui jendela.[10]
O.
Kriteria Pimpinan Rapat yang Baik
Keberhasilan
suatu rapat sangat ditentukan oleh efektivitas pimpinannya. Rapat akan
produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih dengan cermat.
Pimpinan rapat
adalah orang yang bertanggung jawab atas keberlangsungan rapat. Seorang pimpinan
rapat yang baik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga mengurangi kesempatan
peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif
sehingga kehilangan kendali atas rapat yang dipimpinnya. Untuk menjadi pimpinan
rapat yang baik, perhatikan beberapa kriteria berikut:
§ Mengetahui apa
dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat.
§ Berbicara
menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh peserta rapat.
§ Membangkitkan
minat peserta rapat.
§ Mengetahui
dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat pendahuluan.
§ Menyajikan
materi secara sederhana dan ringkas. Bila perlu, dapat digunakan alat bantu
visual.
§ Menjaga
ketenangan sikap dan rasa percaya diri.
§ Berbicara
dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat.
§ Hindari tingkah
laku yang dapat mengganggu suasana.
§ Memperhatikan
dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta rapat.
§ Mengikuti
agenda rapat langkah demi langkah.
§ Menjaga arah
rapat agar tidak menyimpang dari tujuan.
P.
Teknik Memimpin Rapat
Pemimpin rapat
yang baik tidak mendominasi kesempatan berbicara dan mengutarakan pendapatnya
kepada forum peserta rapat, melainkan membawa forum ke dalam diskusi untuk
mendapatkan masukan, opini dan pemikiran peserta rapat. Diskusi merupakan inti
sebuah rapat yang baik. Rapat akan terhenti apabila pimpinan mendominasi
diskusi dan tidak memberikan kesempatan berpartisipasi kepada peserta rapat.
Selama rapat berlangsung, untuk membawa forum ke arah diskusi dan
mengendalikannya, pimpinan rapat dapat melakukan hal-hal sebagai berikut:
§ Mengajukan
petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup dijawab dengan sekedar
ucapan “ya” atau “tidak”.
§ Memberdayakan
dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat.
§ Menyampaikan
pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta lain melalui pimpinan rapat.
§ Mengabaikan
pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan rapat.
§ Menyatakan
kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari tujuan yang telah
ditetapkan.
§ Bersikap tegas
terhadap peserta yang mendominasi diskusi.
§ Menggunakan
contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan dorongan kepada kelompok
agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama.
§ Mengajukan
pertanyaan, baik kepada orang per orang atau kepada seluruh kelompok, yang relevan
dengan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka.
§ Pada waktu
subyek dari luar topik diskusi muncul dan dipandang penting, pimpinan
menawarkan kepada peserta apakah subyek tersebut ditambahkan pada agenda atau
akan dibicarakan pada rapat pada kesempatan lain.
Q.
Membuka Rapat
Pimpinan rapat
yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan
penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat
dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak
perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi
topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas
dan efisiensi dapat direalisasikan.
Jika dalam
kata-kata pembukaan pimpinan rapat menyatakan opini pribadi tentang subyek
rapat, peserta rapat akan menduga bahwa rapat akan diarahkan untuk mewujudkan
gagasan pimpinan, tidak mencapai keputusan bersama, dan pada akhirnya dengan
cepat akan menurunkan minat peserta rapat.
R.
Menutup Rapat
Pada akhirnya
sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila
semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada
kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir
bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok
pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak
dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.
Rapat dapat
selesai lebih cepat apabila peserta rapat menyetujui topik dalam agenda. Meskipun
demikian, apabila terdapat peserta rapat yang menghendaki klarifikasi dan
kemudian terjadi diskusi, sepanjang hal itu tidak melampaui waktu yang telah
ditetapkan untuk penyelenggaraan rapat, harus diberikan toleransi.[11]
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Rapat adalah
berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan
urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat
orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi,
perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian
motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan
rapat perlu direncanakan.
Sebelum rapat
diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk
keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan
rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan
lokasi rapat.
Penyelenggaraan
suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu
pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang
peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula
komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Alasan
penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari peserta rapat, untuk
mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan,
untuk mencapai kesamaan pikiran, program, atau keputusan, untuk mencapai tujuan
tujuan pelatihan, untuk menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan
informasi penting kepada audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi
sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.
Perencanaan
rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat
penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat
merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk
mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau
tidaknya menyelenggarakan rapat.
Pimpinan rapat
yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan
penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat
dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak
perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi
topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas
dan efisiensi dapat direalisasikan.
Pada akhirnya
sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila
semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada
kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir
bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok
pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak
dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.
DAFTAR PUSTAKA
Machfoedz,
Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V.
ANDI OFFSET
Waworuntu,
Tony. 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT
Gramedia Pustaka Utama
Panglaykim,
Tanzil Hazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta: GHALIA INDONESIA
Pocker Mentor.
2008. Menyelenggarakan Rapat. Harvard Bussiness School, Erlangga
[1] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif.
Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.2.
[3] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif.
Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.5-6.
[4] Pocker Mentor. 2008. Menyelenggarakan
Rapat,. Harvard Bussiness School, Erlangga.
[5] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif.
Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.7-8.
[6] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif.
Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.9-11.
[7] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif.
Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.11-14.
[8] Tony Waworuntu. 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan
Kesekretarisan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Hlm. 101-104.
[9] http://id.shvoong.com/social-sciences/counseling/2262291-manajemen-diri-dan-rapat/#ixzz1pFj6eCH4.
[10] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif.
Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.25-27.
[11] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif.
Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.36-39.
