7        Tanya jawab tentang administasi

v  pertanyaan tentang Manajemen arsip:

Bagaimana mengorganisasi program manajemen kearsipan?

Jawab: Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui di mana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai,di rak penyimpanan, atau di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan;

o   Sistem Hastawi (Manual)

Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk keberkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu.

o   Sistem Barcoding

Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikalpada berkas atau dokumen.

v  Tentang Manajemen rapat:

Bagaimana cara memimpin rapat yang efektik?

jawab: iyaitu.

      Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan.

      Mendesak orang yang pendiam untuk berbicara.

      Melindungi anggota baru yang “ yunior”

      Mendorong pernyataan gagasan

      Menekan kecenderungan mematikan gagasan.

      Menutup rapat dengan nada yang positif.

      Mengambil keputusan dengan bijak dan tepat

      Memastikan semua peserta rapat memahami hasil rapat.

v  Tentang Organisasi perkantoran:

Apa saja yang menjadi hal penting dalam merancang sebuah pekerjaan di kantor dan pendektan dalam merancang pekerjaan?

Jawab: Tiga hal penting dalam merancang sebuah pekerjaan:

1)      Analisis alur kerja (work flow analysis)

2)      Strategi bisnis yang diambil

3)      Bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut

Lima pendekatan dalam merancang pekerjaan

ü  Penyederhanaan Pekerjaan

ü  Pemekaran Pekerjaan

ü  Perotasian Pekerjaan

ü  Pemerkaya Pekerjaan

ü  Desain Pekerjaan

 

v  Tentang System komunikasi perkantoran:

Apa saja yang menjadi hambatan dalam komunikasi dan bagaimana cara kiat mengatasinya?

Jawab: Ada empat hambatan dalam komunikasi, iyaitu:

1)      Perbedaan bahasa dan persepsi.

2)      Gangguan komunikasi (gangguan fisik dan emosional)

3)      Overload informasi

4)      Penyaringan yang tidak tepat.

Kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan komunikasi, yaitu:

Ø  Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens

Ø  Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka

Ø  Komitmen untuk berkomunikasi secara etis

Ø  Menggunakan pesan yang singkat dan efektif

v  Tentang Pengawasan dan pelaporan organisasi perkantoran

Siapakah yang paling tepat untuk dijadikan pengawas dan bisa mengamati kinerja karyawan dengan baik.

Jawab:

1)      Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal ini yang mendasari kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi.

2)      Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman kerja bukanlah secara umum.

3)      Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan, misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan memengaruhi kinerja pegawai administrasi. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi.

4)      Pelanggan, yang cukup penting dalam proses pengawasan bagi pegawai administrasi yang berhubungan langsung dengan pelanggan atau konsumen suatu organisasi atau perusahaan.

5)      Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap desensif mereka  dalam proses pengawasan. Kontrol terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pengembangan dirinya.

6)      Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada administrasi perkantoran. Kebanyakan dari perusahaan di A.S memonitor penggunaan internet dan email pekerjanya yang menggunakan komputer perusahaan.

7)        Umpan balik 360 derajat, semakin populer di Amerika dimana sepertiga organisasi atau perusahaan memakainya. Ada beberapa alasan bagi popularitas penggunaan pengawas dari seluruh sisi ini, yaitu penggunaan kontrol dari dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan akan semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang, dan sebagainya.

v  Tentang Desain interior dan lingkungan perkantoran

Apa saja yang harus diperhatikan dalam desain interior kantor?

Jawab: Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam Desain Interior Kantor, yaitu :

1.      Ruang > Penetapan ruang dan furniture kantor dan benda-benda furniture yang dibutuhkan oleh kantor. Dibagian lobby atau receiption juga perlu di Desain Interior, karena area ini sangat mempengaruhi tampilan citra dari perusahaan.

2.      Udara > Beberapa factor udara yang perlu diperhatikan adalah:

v  Temperature udara. Temperature ideal yang digunakan pada ruang kantor adalah kurang lebih 3-4° Celcius, sehingga tubuh pagawai tidak terkejut ketika memasuki ruang kantor.

v  Tingkat kelembaban udara. Jika tingkat kelembaban udara sesuai dengan skala yang direkomendasikan, maka temperature pada perkantoran dapat diturunkan pada musim dingin dan dinaikkan pada musim panas tanpa mengurangi kenyamanannya.

v  Sirkulasi udara. Udara pada beberapa tempat kerja terutama yang peralatan kantonya menghasilkan panas harus ada sirkulasi udara untuk menghasilkan kenyamanan di dalamnya.

v  Kebersihan udara. Selain faktor-faktor yang telah disebutkan diatas, terdapat juga faktor yang perlu diperhatikan yaitu kebersihan udara dalam kantor. Kebersihan udara menjadi pertimbangan besar, Karena bangunan akan menjadi lebih kedap udara dan pemakaian energy listrik lebih efisien.

3.      Lingkungan yang sehat

4.      Sistem Pencahayaan

v  Tentang Manajemen organisasi:

         Dalam oragnisasi pasti tentakadang ada konflik yang dihadapi, entah itu kebutuhan teknologi ataupun organisasi. Nah Bagaimana cara menghadapi konflik antara kebutuhan teknolongi dan organisasi?

Jawab: beberapa alternative pendekatan untuk menghadapi konflik antara kebutuhan teknologi dan organisasi, iyaitu:

1.    Manajemen memodifikasi teknologi informasi agar dapat menyesuaikan diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan

2.      Manajemen memodifikasi organisasi perkantoran agar dapat mentapkan dan memformalkan hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi informasi

3.      Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun teknologi informasi yang tersedia dengan memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketidaksesuaian dan konflik di antara organisasi dan teknologi informasi.

MANAJEMEN RAPAT

Kalau ingin PPT Manajemen Rapat, download di sini

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.

Dan dalam makalah ini, kami akan membahas tentang Manajemen Rapat. Supaya kita semua dapat mengetahui lebih luas lagi tentang apa saja yang termasuk dalam manajemen rapat itu.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Definisi Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.[1]

Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.

Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.[2]

B.    Arti Rapat dalam Organisasi

Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggarakan dengan efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi pelaku bisnis.

Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek perusahaan.

Informasi yang diterima dijadikan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Untuk mengantisipasi derasnya arus informasi yang masuk, diperlukan rapat yang kritis, efisien dan efektif. Rapat harus diselenggarakan pada waktu yang tepat. Dengan rapat yang efektif, perusahaan dapat menyusun strategi untuk merespon perkembangan.

C.    Pertimbangan Penyelenggaraan Rapat

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.

Rapat adalah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Karena itu, sebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara terbaik untuk mencapai tujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan berdasarkan perlu atau tidaknya interaksi kelompok untuk membahas suatu subyek. Jika subyek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo atau dengan suatu percakapan, maka rapat tidak perlu diselenggarakan.

Tidak setiap permasalahan yang timbul dalam suatu organisasi harus diselesaikan melalui rapat. Perlu atau tidaknya penyelenggaraan rapat didasarkan pada beberapa pertimbangan sebagai berikut:

1.     Tujuan Rapat

Tujuan rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap permulaan. Jika tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu diselenggarakan.

2.     Ketepatan Waktu

Penyelenggaraan rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk membahas suatu permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak menyelenggarakan rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.

3.     Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan

Jika tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya rapat, maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat.

4.     Alternatif Selain Rapat

Rapat bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi. Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih efisien.[3]

D.    Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat

Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat informasional adalah berbagai informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi “briefing” per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.

 Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan persuasi, analisis, dan pemecahan masalah. Rapat ini seringkali terdiri dari sesi tukar pikiran tentang alternatif kebijakan yang perlu ditetapkan. Dalam rapat tipe ini, peserta diberi kesempatan untuk menyampaikan pikirannya dalam suau perdebatan.

E.     Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat?

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.

Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Rapat akan kurang berarti jika tanpa diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi penting yang berhubungan dengan subyek rapat. Untuk memudahkan mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:

1.     8 orang peserta. Jika harus memecahkan sebuah masalah undanglah tak lebih dari 8 orang untuk rapat. Lebih dari 8 orang dalam suatu ruangan selalu menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang diselesaikan.

2.     18 orang peserta. Jika ingin melakukan sesi sumbang saran (brain storming) maka bisa mengundang hingga 18 orang untuk rapat. Hanya saja, jangan mencari konsensus dari jumlah peserta yang sedemikian besar.

3.     Jika ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka jika ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru, maka semakin ramai jumlah peserta rapat, suasana semakin baik. Undanglah 1800 orang atau lebih untuk rapat.[4]

F.     Agenda Rapat

Meskipun subyek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membaginya kepada peserta beberapa hari sebelumrapat dilaksanakan.[5] Berikut ini contoh format agenda:

            AGENDA

RENCANA RAPAT PERUSAHAAN

26 Maret 2012

Jam 10.00

Ruang Rapat Eksekutif

1.     Presensi

2.     Persetujuan agenda

3.     Persetujuan durasi waktu rapat

4.     Laporan Pimpinan

5.     Laporan Manajer

a.      Pengembangan pasar

b.     Produk baru

c.      Keuangan

6.     Pekerjaan yang tertunda

7.     Pengembangan tugas

8.     Pengumuman

9.     Penundaan

G.   Fungsi Rapat dalam Komunikasi

Penyelenggaraan rapat harus didasarkan pada perlu atau tidaknya suatu persoalan untuk dirapatkan. Jika tidak, rapat hanya akan menyia-yiakan waktu, dan dengan demikian, menghindarkan eksekutif dan manajer dari anggapan bahwa setiapa rapat merupakan bagian dari fungsi kemampulabaan.

Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan: penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan.

Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau penyempurnaan kebijakan. Antisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dan tepat.

H.    Klasifikasi Sifat Rapat

Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga klasifikasi: rapat yang baik, rapat yang buruk, dan rapat yang tidak perlu. Dalam bab ini ditunjukkan cara menganalisis situasi rapat untuk menghindari rapat yang tidak diperlukan. Kemudian, ditunjukkan cara mengubahnya menjadi rapat yang baik.

Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

·       Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.

·       Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.

·       Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun penerima informasi dari rapat.

·       Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa ada waktu dan tindakan yang sia-sia.

·       Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada saat yang memungkinkan.

·       Peserta rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan memberikan kontribusi.

·       Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas secara tuntas.

·       Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik.[6]

I.      Alasan Penyelenggaraan Rapat

Banyak alasan penyelenggaraan rapat. Alasan yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai berikut:

a.      Untuk menerima laporan dari peserta rapat.

Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. Lebih dari itu juga terbuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah lanjut.

b.     Untuk mencapai keputusan bersama.

Rapat ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta rapat melalui persetujuan bersama. Peserta rapat perlu mengetahui sesuatu yang mereka harapkan dari awal sampai akhir, saat rapat menetapkan keputusan. Tanggung jawab merupakan aspek penting dalam pengambilan keputusan rapat.

c.      Untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan.

Pada saat permasalahan teridentifikasi, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Suatu solusi atau cara bertindak yang dapat dilakukan akan muncul dari pembicaraan dalam rapat. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan interaksi ide, pengalaman, informasi, dan wawasan. Pimpinan rapat harus bertindak sebagai moderator diskusi tanpa berupaya memihak pada peserta. Hasil terbaik akan diperoleh melalui interaksi.

d.     Untuk mencapai kesamaan pemikiran, program, atau keputusan.

Ide, program, dan keputusan baru merupakan “komoditas” yang dapat ditawarkan kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiensi dalam rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini membuktikan “komoditas” tersebut mempunyai daya jual.

e.      Untuk mencapai tujuan pelatihan.

Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, manajer yunior dapat memperhatikan teknik yang digunakan oleh eksekutif perusahaan yang lebih senior mencapai keputusan, memecahkan permasalahan, dan menyampaikan informasi. Pemikiran harus disampaikan untuk pelatihan eksekutif yunior, sementara mereka harus senantiasa mencatat penerapan kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan.

f.      Untuk menyatukan pandangan yang berbeda.

Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran merupakan suatu kekuatan yang kreatif dan dinamis. Namun, jika perbedaan sudut pandang berkembang dan meninggalkan  kecenderungan yang tidak diharapkan, hal tersebut dapat meluas menjadi konflik di tempat kerja. Rapat akan membantu terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian peserta sehingga dapat tercapai kesamaan pandangan tentang suatu subyek.

g.     Untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi.

Cara ini merupakan komunikasi dalam rapat yang sangat penting. Efektivitasnya sangat ditentukan oleh alat bantu visual yang memadai dan pembicara yang mampu menjelaskan gambar dan statistik dengan baik.

h.     Untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.

Memo dapat menimbulkan perbedaan pemahaman antara seorang dengan yang lain. Melalui presentasi dalam suatu rapat, kemungkinan terjadi kesalahan dalam pemahaman informasi dapat diperkecil atau bahwa dinetralisir. Dalam forum rapat, audiensi dapat mengajukan pertanyaan untuk mendapat jawaban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari.[7]

J.     Perencanaan Rapat

Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.

§  Menentukan tujuan

Sebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan.

§  Memilih peserta rapat

Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang penting dan merupakan kunci bagi pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah peserta harus mencerminkan tujuan rapat.

§  Menyusun agenda

Meskipun sifat rapat kadang-kadang menyulitkan penyusunan agenda yang baku, setidaknya disiapkan daftar materi yang akan dibahas dalam rapat.

K.    Persiapan Rapat

Persiapan rapat merupakan sembilan puluh persen dari keberhasilan rapat, dan kesiapan rapat sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyelenggara yang mengundang rapat.

Langkah-langkah penting yang perlu diperhatikan untuk mempersiapakn rapat adalah, sebagai berikut:

1.     Menyiapkan agenda rapat

2.     Penyampaian undangan rapat lebih awal untuk memberikan waktu yang cukup kepada peserta

3.     Memastikan semua yang diundang dapat hadir

4.     Memastikan kesiapan fasilitas

Rapat internal dapat dipersiapkan dalam waktu 15 menit. Agenda dapat ditulis dengan pensil untuk kemudian diketik. Komunikasi melalui telepon dapat dilakukan untuk meyakinkan bahwa waktu yang telah ditentukan tepat dan setiap peserta dapat hadir. Semua aktivitas dapat dilakukan tanpa banyak menyita waktu.[8]

L.    Suasana Rapat

Suasana rapat dapat bersifat positif, negatif, atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat diselenggarakan dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk memberikan masukan. Rapat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya dapat menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang signitifikan. Sebaliknya, rapat yang didukung oleh suasan yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan.

            Faktor yang mendukung terciptanya suasana positif ialah tempat penyelenggaraan rapat dan bobot materi rapat. Suasana positif merupakan paduan antara penataan fisik dan perilaku peserta rapat. Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:

§  Pimpinan rapat datang terlambat

§  Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan baik

§  Pimpinan membuka rapat dengan berkelakar

§  Pimpinan kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu

§  Peserta rapat datang terlambat

§  Rapat sering disela dengan pembicaraan telepon

§  Peserta menunjukkan ketidaksiapan

Sebaliknya, suasana rapat yang positif ditentukan oleh pihak penyelenggara yang mengundang rapat. Agar rapat berlangsung dengan baik, pimpinan rapat harus meneliti semua persiapan dengan cermat. Disamping itu, beberapa hal berikut ini perlu diperhatikan untuk menciptakan suasana rapat yang positif. Melakukan pemeriksaan sebelum rapat dimulai jika ada sesuatu yang meragukan peserta rapat. Jika keterlambatan penundaan dapat merugikan efektivitas rapat, pembatalan dapat dilakukan untuk menghindari kekecewaan peserta rapat karena merasa dirugikan dalam hal waktu.

§  Melakukan pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima oleh peserta rapat.

§  Rapat diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa harus menunggu kehadiran seluruh peserta rapat.

§  Memberikan indikasi bahwa agenda rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu yang telah ditetapkan.

Suasana rapat harus kondusif dan menyenangkan. Peserta rapat dapat bergurau untuk sekedar menyegarkan suasana selama tidak dilakukan dalam rapat.Apabila gurauan dan ungkapan humor mewarnai suasana rapat, nilai rapat sebagai sarana komunikasi bisnis mengalami degradasi yang serius.

M.   Jumlah Peserta Rapat

Jumlah peserta rapat ditentukan berdasarkan jenis rapat. Rapat diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu presentasi dan rapat kerja.

1.     Presentasi

Presentasi merupakan komunikasi satu arah. Informasi disampaikan kepada audiensi oleh pembicara. Secara keseluruhan, keberhasilannya ditentukan oleh cara penyajian presentasi: irama, ilustrasi, logika, dan kesimpulan akhir presentasi. Jika penyajian presentasi lamban dan tidak menarik perhatian, tujuan presentasi tidak tercapai. Sebaliknya, jika presentasi terlaksana dengan baik, audiensi dapat memetik manfaatnya.

Jumlah peserta yang sesuai untuk jenis rapat ini ditentukan berdasar fasilitas rapat yang tersedia. Sepanjang setiap peserta dalam ruang rapat dapat melihat dan mendengar presentasi dengan jelas, jumlah tersebut dapat dianggap sesuai.

2.     Rapat Kerja

Berbeda dengan presentasi, rapat kerja merupakan komunikasi dua arah berupa diskusi. Setiap peserta dilibatkan dalam pembahasan subyek rapat. Pemecahan permasalahan, pengambilan keputusan, dan rapat pencarian fakta tergolong dalam kategori rapat kerja.

Keberhasilan rapat kerja ditentukan oleh kemampuan pimpinan rapat menciptakan dan memandu diskusi. Peserta rapat kerja dibatasi dalam jumlah tertentu karena semakin banyak peserta semakin sulit untuk mengambil keputusan.

Penyusunan daftar orang-orang yang perlu diundang dalam rapat perlu berpedoman pada jenis rapat yang akan diselenggarakan.

§  Untuk presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan informasi.

§  Untuk rapat pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah peserta maksimum lima orang.

§  Untuk rapat identifikasi permasalahan, jumlah peserta maksimum sepuluh orang.

§  Untuk rapat informasional, jumlah peserta maksimum tiga puluh orang.

§  Untuk rapat panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak lebih dari tujuh orang.

Sebagai pedoman pimpinan rapat, rapat hanya diikuti oleh orang-orang yang berkompeten dengan subyek rapat.[9]

N.    Memilih Tempat Rapat

Saat memilih tempat untuk penyelenggaraan rapat, perhatikan beberapa hal sebagai berikut:

1.     Ukuran Ruangan

Luas ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta rapat. Ruang auditorium misalnya, terlalu besar untuk rapat kecil dengan peserta delapan orang. Dapat dibayangkan bagaimana perasaan orang yang mempresentasikan idenya di depan kelompok kecil yang duduk membentuk satu deret di dalam ruangan besar. Meskipun pokok bahasan dalam presentasi baik, kondisi ruangan yang terlalu besar menyebabkan pembicaraan bergema dan mengganggu konsentrasi peserta.

2.     Akustik

Ruang besar yang kosong seringkali berakustik buruk, terlebih apabila di ruang tersebut tidak terpasang korden, tanpa karpet, atau bahan peredam suara lainnya untuk mencegah terjadinya gema. Sebelum menggunakan ruang besar, perlu diperhatikan akustik ruangan karena setiap peserta rapat harus dapat mendengar segala sesuatu yang diucapkan tanpa gangguan. Jika peserta rapat tidak dapat mendengar dengan baik, mereka akan merasa terisolir.

3.     Gangguan

Pemilihan tempat untuk penyelenggaraan rapat di luar kantor perlu memperhatikan faktor-faktor yang dapat mengganggu jalannya rapat. Ruang tempat penyelanggaraan rapat memerlukan penyekat yang mampu mengurangi intensitas suara dari luar yang dapat mengganggu ketenangan suasana. Suara dering telepon, pembicaraan orang di luar ruang rapat, lalu lalang orang keluar masuk ruang rapat dapat mengganggu suasana rapat yang berlangsung.

4.     Pintu Masuk dan Keluar

Tatanan ruang rapat yang baik adalah dengan meletakkan podium berlawanan arah dengan pintu yang merupakan jalan keluar dan masuknya peserta rapat. Kursi tempat duduk peserta disusun membelakangi pintu. Dengan tatanan demikian, peserta yang datang terlambat atau mereka yang perlu meninggalkan ruangan tidak mengganggu jalannya rapat.

5.     Ventilasi

Dalam memilih ruang rapat, perlu diperhatikan sirkulasi udaranya. Udara di ruang tertutup yang penuh orang akan segera menjadi pengap. Meski ruangan menggunakan air condition, kondisi ini seringkali tidak dapat mempertahankan udara tetap segar. Sebelum rapat diselenggarakan, perlu dipastikan terlebih dahulu bahwa ruangan berventilasi cukup, baik secara mekanis maupun melalui jendela.[10]

O.   Kriteria Pimpinan Rapat yang Baik

Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektivitas pimpinannya. Rapat akan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih dengan cermat.

Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggung jawab atas keberlangsungan rapat. Seorang pimpinan rapat yang baik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga mengurangi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kehilangan kendali atas rapat yang dipimpinnya. Untuk menjadi pimpinan rapat yang baik, perhatikan beberapa kriteria berikut:

§  Mengetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat.

§  Berbicara menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh peserta rapat.

§  Membangkitkan minat peserta rapat.

§  Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat pendahuluan.

§  Menyajikan materi secara sederhana dan ringkas. Bila perlu, dapat digunakan alat bantu visual.

§  Menjaga ketenangan sikap dan rasa percaya diri.

§  Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat.

§  Hindari tingkah laku yang dapat mengganggu suasana.

§  Memperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta rapat.

§  Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah.

§  Menjaga arah rapat agar tidak menyimpang dari tujuan.

P.     Teknik Memimpin Rapat

Pemimpin rapat yang baik tidak mendominasi kesempatan berbicara dan mengutarakan pendapatnya kepada forum peserta rapat, melainkan membawa forum ke dalam diskusi untuk mendapatkan masukan, opini dan pemikiran peserta rapat. Diskusi merupakan inti sebuah rapat yang baik. Rapat akan terhenti apabila pimpinan mendominasi diskusi dan tidak memberikan kesempatan berpartisipasi kepada peserta rapat. Selama rapat berlangsung, untuk membawa forum ke arah diskusi dan mengendalikannya, pimpinan rapat dapat melakukan hal-hal sebagai berikut:

§  Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup dijawab dengan sekedar ucapan “ya” atau “tidak”.

§  Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat.

§  Menyampaikan pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta lain melalui pimpinan rapat.

§  Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan rapat.

§  Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari tujuan yang telah ditetapkan.

§  Bersikap tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi.

§  Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan dorongan kepada kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama.

§  Mengajukan pertanyaan, baik kepada orang per orang atau kepada seluruh kelompok, yang relevan dengan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka.

§  Pada waktu subyek dari luar topik diskusi muncul dan dipandang penting, pimpinan menawarkan kepada peserta apakah subyek tersebut ditambahkan pada agenda atau akan dibicarakan pada rapat pada kesempatan lain.

Q.   Membuka Rapat

Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.

Jika dalam kata-kata pembukaan pimpinan rapat menyatakan opini pribadi tentang subyek rapat, peserta rapat akan menduga bahwa rapat akan diarahkan untuk mewujudkan gagasan pimpinan, tidak mencapai keputusan bersama, dan pada akhirnya dengan cepat akan menurunkan minat peserta rapat.

R.    Menutup Rapat

Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.

Rapat dapat selesai lebih cepat apabila peserta rapat menyetujui topik dalam agenda. Meskipun demikian, apabila terdapat peserta rapat yang menghendaki klarifikasi dan kemudian terjadi diskusi, sepanjang hal itu tidak melampaui waktu yang telah ditetapkan untuk penyelenggaraan rapat, harus diberikan toleransi.[11]

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.

Alasan penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari peserta rapat, untuk mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan, untuk mencapai kesamaan pikiran, program, atau keputusan, untuk mencapai tujuan tujuan pelatihan, untuk menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.

Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.

Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.

Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.

DAFTAR PUSTAKA

Machfoedz, Mahmud. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET

Waworuntu, Tony. 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Panglaykim, Tanzil Hazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar. Jakarta: GHALIA INDONESIA

Pocker Mentor. 2008. Menyelenggarakan Rapat. Harvard Bussiness School, Erlangga

http://id.shvoong.com/social-sciences/counseling/2262291-manajemen-diri-dan rapat/#ixzz1pFj6eCH4

---

[1] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.2.

[2] Peter Drucker, The Effective Executive.

[3] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.5-6.

[4] Pocker Mentor. 2008.  Menyelenggarakan Rapat,. Harvard Bussiness School, Erlangga.

[5] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.7-8.

[6] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.9-11.

[7] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.11-14.

[8] Tony Waworuntu. 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Hlm. 101-104.

[9] http://id.shvoong.com/social-sciences/counseling/2262291-manajemen-diri-dan-rapat/#ixzz1pFj6eCH4.

[10] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.25-27.

[11] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.36-39.