7        Tanya jawab tentang administasi

v  pertanyaan tentang Manajemen arsip:

Bagaimana mengorganisasi program manajemen kearsipan?

Jawab: Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui di mana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai,di rak penyimpanan, atau di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan;

o   Sistem Hastawi (Manual)

Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk keberkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu.

o   Sistem Barcoding

Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikalpada berkas atau dokumen.

v  Tentang Manajemen rapat:

Bagaimana cara memimpin rapat yang efektik?

jawab: iyaitu.

      Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan.

      Mendesak orang yang pendiam untuk berbicara.

      Melindungi anggota baru yang “ yunior”

      Mendorong pernyataan gagasan

      Menekan kecenderungan mematikan gagasan.

      Menutup rapat dengan nada yang positif.

      Mengambil keputusan dengan bijak dan tepat

      Memastikan semua peserta rapat memahami hasil rapat.

v  Tentang Organisasi perkantoran:

Apa saja yang menjadi hal penting dalam merancang sebuah pekerjaan di kantor dan pendektan dalam merancang pekerjaan?

Jawab: Tiga hal penting dalam merancang sebuah pekerjaan:

1)      Analisis alur kerja (work flow analysis)

2)      Strategi bisnis yang diambil

3)      Bagaimana struktur organisasi yang paling tepat dengan strategi tersebut

Lima pendekatan dalam merancang pekerjaan

ü  Penyederhanaan Pekerjaan

ü  Pemekaran Pekerjaan

ü  Perotasian Pekerjaan

ü  Pemerkaya Pekerjaan

ü  Desain Pekerjaan

 

v  Tentang System komunikasi perkantoran:

Apa saja yang menjadi hambatan dalam komunikasi dan bagaimana cara kiat mengatasinya?

Jawab: Ada empat hambatan dalam komunikasi, iyaitu:

1)      Perbedaan bahasa dan persepsi.

2)      Gangguan komunikasi (gangguan fisik dan emosional)

3)      Overload informasi

4)      Penyaringan yang tidak tepat.

Kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan komunikasi, yaitu:

Ø  Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens

Ø  Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka

Ø  Komitmen untuk berkomunikasi secara etis

Ø  Menggunakan pesan yang singkat dan efektif

v  Tentang Pengawasan dan pelaporan organisasi perkantoran

Siapakah yang paling tepat untuk dijadikan pengawas dan bisa mengamati kinerja karyawan dengan baik.

Jawab:

1)      Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya. Hal ini yang mendasari kontrol dari supervisor banyak dipakai pada setiap organisasi.

2)      Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja. Hendaknya penilaian atau kontrol oleh teman kerja bukanlah secara umum.

3)      Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang baik. Banyak studi yang menemukan bahwa pengawasan yang diberikan oleh bawahan berdampak positif terhadap kinerja atasan, misalnya mengenai efektivitas mereka berkomunikasi dengan bawahan maupun jenis kepemimpinan yang dimiliki, sedikit banyak akan memengaruhi kinerja pegawai administrasi. Untuk itulah, pengawasan yang dilakukan bawahan perlu dipertimbangkan oleh sebuah organisasi.

4)      Pelanggan, yang cukup penting dalam proses pengawasan bagi pegawai administrasi yang berhubungan langsung dengan pelanggan atau konsumen suatu organisasi atau perusahaan.

5)      Menilai diri sendiri, yang bisa dijadikan bahan untuk perbaikan proses kerja sesuai dengan harapan pegawai dan bisa mengurangi sikap desensif mereka  dalam proses pengawasan. Kontrol terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pengembangan dirinya.

6)      Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada administrasi perkantoran. Kebanyakan dari perusahaan di A.S memonitor penggunaan internet dan email pekerjanya yang menggunakan komputer perusahaan.

7)        Umpan balik 360 derajat, semakin populer di Amerika dimana sepertiga organisasi atau perusahaan memakainya. Ada beberapa alasan bagi popularitas penggunaan pengawas dari seluruh sisi ini, yaitu penggunaan kontrol dari dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan akan semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang, dan sebagainya.

v  Tentang Desain interior dan lingkungan perkantoran

Apa saja yang harus diperhatikan dalam desain interior kantor?

Jawab: Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam Desain Interior Kantor, yaitu :

1.      Ruang > Penetapan ruang dan furniture kantor dan benda-benda furniture yang dibutuhkan oleh kantor. Dibagian lobby atau receiption juga perlu di Desain Interior, karena area ini sangat mempengaruhi tampilan citra dari perusahaan.

2.      Udara > Beberapa factor udara yang perlu diperhatikan adalah:

v  Temperature udara. Temperature ideal yang digunakan pada ruang kantor adalah kurang lebih 3-4° Celcius, sehingga tubuh pagawai tidak terkejut ketika memasuki ruang kantor.

v  Tingkat kelembaban udara. Jika tingkat kelembaban udara sesuai dengan skala yang direkomendasikan, maka temperature pada perkantoran dapat diturunkan pada musim dingin dan dinaikkan pada musim panas tanpa mengurangi kenyamanannya.

v  Sirkulasi udara. Udara pada beberapa tempat kerja terutama yang peralatan kantonya menghasilkan panas harus ada sirkulasi udara untuk menghasilkan kenyamanan di dalamnya.

v  Kebersihan udara. Selain faktor-faktor yang telah disebutkan diatas, terdapat juga faktor yang perlu diperhatikan yaitu kebersihan udara dalam kantor. Kebersihan udara menjadi pertimbangan besar, Karena bangunan akan menjadi lebih kedap udara dan pemakaian energy listrik lebih efisien.

3.      Lingkungan yang sehat

4.      Sistem Pencahayaan

v  Tentang Manajemen organisasi:

         Dalam oragnisasi pasti tentakadang ada konflik yang dihadapi, entah itu kebutuhan teknologi ataupun organisasi. Nah Bagaimana cara menghadapi konflik antara kebutuhan teknolongi dan organisasi?

Jawab: beberapa alternative pendekatan untuk menghadapi konflik antara kebutuhan teknologi dan organisasi, iyaitu:

1.    Manajemen memodifikasi teknologi informasi agar dapat menyesuaikan diri dengan organisasi perkantoran yang telah ada dan telah berjalan

2.      Manajemen memodifikasi organisasi perkantoran agar dapat mentapkan dan memformalkan hubungan-hubungan yang diminta oleh teknologi informasi

3.      Manajemen mempertahankan baik organisasi perkantoran yang ada maupun teknologi informasi yang tersedia dengan memperkenalkan mekanisme agar dapat mengurangi ketidaksesuaian dan konflik di antara organisasi dan teknologi informasi.