BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas
yang terdiri dari kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai
departemen atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan.
Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak
setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus
didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan
penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan
rapat yang baik.
Rapat yang efektif menghasilkan
keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang
tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat
diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan
sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk
mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang
pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta
mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Dan dalam makalah ini, kami akan
membahas tentang Manajemen Rapat. Supaya kita semua dapat mengetahui lebih luas
lagi tentang apa saja yang termasuk dalam manajemen rapat itu.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Definisi Rapat
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok
orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab
ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat
organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada
penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.[1]
Rapat adalah hal yang tak asing lagi
di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting
menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan
untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan
langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali
rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall
Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.
Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The
Effective Executive, mengatakan: Kita menyelenggarakan rapat karena
orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama
untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman
yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran
satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.[2]
B. Arti Rapat
dalam Organisasi
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam
organisasi. Meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan yang
efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggarakan dengan efisien mengingat
pentingnya arti waktu bagi pelaku bisnis.
Setiap hari suatu organisasi atau
perusahaan menerima informasi dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus
informasi memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil berdasarkan
informasi akan berpengaruh pada aspek perusahaan.
Informasi yang diterima dijadikan
dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. Untuk mengantisipasi derasnya arus
informasi yang masuk, diperlukan rapat yang kritis, efisien dan efektif. Rapat
harus diselenggarakan pada waktu yang tepat. Dengan rapat yang efektif,
perusahaan dapat menyusun strategi untuk merespon perkembangan.
C. Pertimbangan
Penyelenggaraan Rapat
Sebelum rapat diselenggarakan,
pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk
itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan
tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Rapat adalah aktivitas yang
memerlukan biaya dan waktu. Karena itu, sebelum undangan disampaikan, perlu
ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara terbaik untuk mencapai
tujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan berdasarkan perlu atau
tidaknya interaksi kelompok untuk membahas suatu subyek. Jika subyek yang akan
dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo atau
dengan suatu percakapan, maka rapat tidak perlu diselenggarakan.
Tidak setiap permasalahan yang
timbul dalam suatu organisasi harus diselesaikan melalui rapat. Perlu atau
tidaknya penyelenggaraan rapat didasarkan pada beberapa pertimbangan sebagai
berikut:
1. Tujuan Rapat
Tujuan rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan
tepat pada tahap permulaan. Jika tidak ada permasalahan serius untuk dibahas,
rapat tidak perlu diselenggarakan.
2. Ketepatan
Waktu
Penyelenggaraan rapat perlu mempertimbangkan waktu
yang tepat untuk membahas suatu permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih
baik tidak menyelenggarakan rapat dari pada menunda undangan yang telah
disampaikan.
3. Kemungkinan
Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan
Jika tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena
tidak diselenggarakannya rapat, maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun,
jika penyelenggaraan rapat ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda
atau informasi penting tidak akan tersampaikan kepada mereka yang
berkepentingan, hal ini merupakan alasan yang tepat untuk penyelenggarakan
rapat.
4. Alternatif
Selain Rapat
Rapat bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan
informasi dalam organisasi. Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi
membicarakan tujuan dengan lebih efisien.[3]
D. Perlunya
Menetapkan Tujuan Rapat
Rapat, pada umumnya dikategorikan
sebagai rapat informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan rapat
informasional adalah berbagai informasi dan mengoordinasikan suatu tindakan.
Rapat ini dapat meliputi “briefing” per orang oleh setiap peserta atau
presentasi oleh pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.
Rapat pengambilan keputusan
terutama berkenaan dengan persuasi, analisis, dan pemecahan masalah. Rapat ini
seringkali terdiri dari sesi tukar pikiran tentang alternatif kebijakan yang
perlu ditetapkan. Dalam rapat tipe ini, peserta diberi kesempatan untuk
menyampaikan pikirannya dalam suau perdebatan.
E. Siapa
yang Harus Hadir dalam Rapat?
Penyelenggaraan suatu rapat akan
lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan
bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin
banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan
pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Meskipun peserta rapat yang diundang
terbatas, perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan
pikiran dan yang menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Rapat akan
kurang berarti jika tanpa diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi
penting yang berhubungan dengan subyek rapat. Untuk memudahkan mengundang orang
dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
1. 8 orang
peserta. Jika harus memecahkan sebuah masalah undanglah tak lebih dari 8 orang
untuk rapat. Lebih dari 8 orang dalam suatu ruangan selalu menyebabkan lebih
banyak masalah daripada yang diselesaikan.
2. 18 orang
peserta. Jika ingin melakukan sesi sumbang saran (brain storming) maka bisa
mengundang hingga 18 orang untuk rapat. Hanya saja, jangan mencari konsensus
dari jumlah peserta yang sedemikian besar.
3. Jika ingin
menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka jika ingin mengobarkan
antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk baru, maka semakin ramai
jumlah peserta rapat, suasana semakin baik. Undanglah 1800 orang atau lebih
untuk rapat.[4]
F. Agenda Rapat
Meskipun subyek rapat telah
disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang
akan dibahas dan membaginya kepada peserta beberapa hari sebelumrapat
dilaksanakan.[5] Berikut ini contoh format agenda:
AGENDA
RENCANA RAPAT PERUSAHAAN
26 Maret 2012
Jam 10.00
Ruang Rapat Eksekutif
1. Presensi
2. Persetujuan
agenda
3. Persetujuan
durasi waktu rapat
4. Laporan
Pimpinan
5. Laporan
Manajer
a. Pengembangan
pasar
b. Produk baru
c. Keuangan
6. Pekerjaan
yang tertunda
7. Pengembangan
tugas
8. Pengumuman
9. Penundaan
G. Fungsi Rapat
dalam Komunikasi
Penyelenggaraan rapat harus
didasarkan pada perlu atau tidaknya suatu persoalan untuk dirapatkan. Jika
tidak, rapat hanya akan menyia-yiakan waktu, dan dengan demikian, menghindarkan
eksekutif dan manajer dari anggapan bahwa setiapa rapat merupakan bagian dari
fungsi kemampulabaan.
Fungsi rapat adalah mengikuti
informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui
sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai
penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada
setiap aspek perusahaan: penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan
perencanaan.
Informasi yang diperoleh disampaikan
kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan keputusan, pengembangan
produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau penyempurnaan kebijakan.
Antisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat menuntut diselenggarakannya
rapat yang efektif. Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat mengambil
manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dan tepat.
H. Klasifikasi
Sifat Rapat
Menurut sifatnya, rapat dibedakan
dalam tiga klasifikasi: rapat yang baik, rapat yang buruk, dan rapat yang tidak
perlu. Dalam bab ini ditunjukkan cara menganalisis situasi rapat untuk
menghindari rapat yang tidak diperlukan. Kemudian, ditunjukkan cara mengubahnya
menjadi rapat yang baik.
Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri
sebagai berikut:
·
Tujuan rapat
diketahui dan dipahami oleh semua peserta rapat.
·
Agenda
disusun untuk mencapai tujuan rapat.
·
Rapat
diikuti oleh orang-orang yang berkompeten, baik sebagai kontributor ataupun
penerima informasi dari rapat.
·
Rapat
berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan, sesuai agenda, dan memenuhi tujuan
tanpa ada waktu dan tindakan yang sia-sia.
·
Alat bantu
visual dengan gambar yang jelas dan tajam digunakan pada saat yang
memungkinkan.
·
Peserta
rapat memahami peran masing-masing, hadir dengan persiapan yang direncanakan,
dan memberikan kontribusi.
·
Pimpinan
rapat membuat ringkasan materi rapat yang telah dibahas secara tuntas.
I. Alasan
Penyelenggaraan Rapat
Banyak alasan penyelenggaraan rapat.
Alasan yang paling tepat dapat dikemukakan sebagai berikut:
a. Untuk
menerima laporan dari peserta rapat.
Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas
apabila diuraikan dengan menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan
gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. Lebih dari itu juga terbuka
kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah lanjut.
b. Untuk
mencapai keputusan bersama.
Rapat ini memberi kesempatan kepada setiap peserta
rapat untuk menyatakan pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan
yang disampaikan oleh peserta rapat melalui persetujuan bersama. Peserta rapat
perlu mengetahui sesuatu yang mereka harapkan dari awal sampai akhir, saat rapat
menetapkan keputusan. Tanggung jawab merupakan aspek penting dalam pengambilan
keputusan rapat.
c. Untuk
menganalisis atau memecahkan permasalahan.
Pada saat permasalahan teridentifikasi, diskusi
kelompok menyumbangkan wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan
permasalahan. Suatu solusi atau cara bertindak yang dapat dilakukan akan muncul
dari pembicaraan dalam rapat. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan
interaksi ide, pengalaman, informasi, dan wawasan. Pimpinan rapat harus bertindak
sebagai moderator diskusi tanpa berupaya memihak pada peserta. Hasil terbaik
akan diperoleh melalui interaksi.
d. Untuk
mencapai kesamaan pemikiran, program, atau keputusan.
Ide, program, dan keputusan baru merupakan “komoditas”
yang dapat ditawarkan kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah
kesediaan audiensi dalam rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi
dapat menerima, hal ini membuktikan “komoditas” tersebut mempunyai daya jual.
e. Untuk
mencapai tujuan pelatihan.
Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya.
Dalam rapat, manajer yunior dapat memperhatikan teknik yang digunakan oleh
eksekutif perusahaan yang lebih senior mencapai keputusan, memecahkan
permasalahan, dan menyampaikan informasi. Pemikiran harus disampaikan untuk
pelatihan eksekutif yunior, sementara mereka harus senantiasa mencatat
penerapan kebijaksanaan dalam pengambilan keputusan.
f. Untuk
menyatukan pandangan yang berbeda.
Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang
wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran
merupakan suatu kekuatan yang kreatif dan dinamis. Namun, jika perbedaan sudut
pandang berkembang dan meninggalkan kecenderungan yang tidak diharapkan,
hal tersebut dapat meluas menjadi konflik di tempat kerja. Rapat akan membantu
terciptanya kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan peluang untuk
pengembangan pandangan atau penilaian peserta sehingga dapat tercapai kesamaan
pandangan tentang suatu subyek.
g. Untuk
menyampaikan informasi penting kepada audiensi.
Cara ini merupakan komunikasi dalam rapat yang sangat
penting. Efektivitasnya sangat ditentukan oleh alat bantu visual yang memadai
dan pembicara yang mampu menjelaskan gambar dan statistik dengan baik.
h. Untuk
memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka
peroleh dari rapat.
Memo dapat menimbulkan perbedaan pemahaman antara
seorang dengan yang lain. Melalui presentasi dalam suatu rapat, kemungkinan
terjadi kesalahan dalam pemahaman informasi dapat diperkecil atau bahwa
dinetralisir. Dalam forum rapat, audiensi dapat mengajukan pertanyaan untuk
mendapat jawaban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari.[7]
J. Perencanaan
Rapat
Perencanaan rapat perlu
memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan
rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan
aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti
rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya
menyelenggarakan rapat.
§ Menentukan
tujuan
Sebelum rapat diselenggarakan, perlu ditetapkan bahwa
rapat merupakan cara terbaik untuk mencapai tujuan.
§ Memilih
peserta rapat
Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di pandang
penting dan merupakan kunci bagi pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah
peserta harus mencerminkan tujuan rapat.
§ Menyusun
agenda
Meskipun sifat rapat kadang-kadang menyulitkan
penyusunan agenda yang baku, setidaknya disiapkan daftar materi yang akan
dibahas dalam rapat.
K. Persiapan
Rapat
Persiapan rapat merupakan sembilan
puluh persen dari keberhasilan rapat, dan kesiapan rapat sepenuhnya menjadi
tanggung jawab penyelenggara yang mengundang rapat.
Langkah-langkah penting yang perlu diperhatikan untuk
mempersiapakn rapat adalah, sebagai berikut:
1. Menyiapkan
agenda rapat
2. Penyampaian
undangan rapat lebih awal untuk memberikan waktu yang cukup kepada peserta
3. Memastikan
semua yang diundang dapat hadir
4. Memastikan
kesiapan fasilitas
Rapat internal dapat dipersiapkan
dalam waktu 15 menit. Agenda dapat ditulis dengan pensil untuk kemudian
diketik. Komunikasi melalui telepon dapat dilakukan untuk meyakinkan bahwa
waktu yang telah ditentukan tepat dan setiap peserta dapat hadir. Semua
aktivitas dapat dilakukan tanpa banyak menyita waktu.[8]
L. Suasana
Rapat
Suasana rapat dapat bersifat
positif, negatif, atau netral. Dalam suasana yang netral, rapat diselenggarakan
dalam suasana yang kurang membangkitkan minat peserta untuk memberikan masukan.
Rapat yang diselenggarakan dalam suasana negatif hanya dapat menghasilkan
keputusan-keputusan yang kurang signitifikan. Sebaliknya, rapat yang didukung
oleh suasan yang positif membangkitkan perasaan dan pikiran positif berupa rasa
percaya bahwa pokok-pokok bahasan dalam rapat dapat direalisasikan.
Faktor yang mendukung terciptanya suasana positif ialah tempat penyelenggaraan
rapat dan bobot materi rapat. Suasana positif merupakan paduan antara penataan
fisik dan perilaku peserta rapat. Suasana rapat mudah berubah menjadi negatif
oleh pengaruh kejadian-kejadian kecil sebagai berikut:
§ Pimpinan
rapat datang terlambat
§ Ruang rapat
tidak dipersiapkan dengan baik
§ Pimpinan
membuka rapat dengan berkelakar
§ Pimpinan
kurang siap atau memulai rapat dengan kata-kata yang bernada ragu
§ Peserta
rapat datang terlambat
§ Rapat sering
disela dengan pembicaraan telepon
§ Peserta
menunjukkan ketidaksiapan
Sebaliknya, suasana rapat yang
positif ditentukan oleh pihak penyelenggara yang mengundang rapat. Agar rapat
berlangsung dengan baik, pimpinan rapat harus meneliti semua persiapan dengan
cermat. Disamping itu, beberapa hal berikut ini perlu diperhatikan untuk
menciptakan suasana rapat yang positif. Melakukan pemeriksaan sebelum rapat
dimulai jika ada sesuatu yang meragukan peserta rapat. Jika keterlambatan
penundaan dapat merugikan efektivitas rapat, pembatalan dapat dilakukan untuk
menghindari kekecewaan peserta rapat karena merasa dirugikan dalam hal waktu.
§ Melakukan
pengecekan untuk memastikan bahwa agenda telah diterima oleh peserta rapat.
§ Rapat
diselenggarakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan tanpa harus menunggu
kehadiran seluruh peserta rapat.
§ Memberikan
indikasi bahwa agenda rapat diikuti dan rapat akan selesai pada waktu yang
telah ditetapkan.
Suasana rapat harus kondusif dan
menyenangkan. Peserta rapat dapat bergurau untuk sekedar menyegarkan suasana
selama tidak dilakukan dalam rapat.Apabila gurauan dan ungkapan humor mewarnai
suasana rapat, nilai rapat sebagai sarana komunikasi bisnis mengalami degradasi
yang serius.
M. Jumlah
Peserta Rapat
Jumlah peserta rapat ditentukan
berdasarkan jenis rapat. Rapat diklasifikasikan dalam dua jenis, yaitu
presentasi dan rapat kerja.
1. Presentasi
Presentasi merupakan komunikasi satu arah. Informasi
disampaikan kepada audiensi oleh pembicara. Secara keseluruhan, keberhasilannya
ditentukan oleh cara penyajian presentasi: irama, ilustrasi, logika, dan
kesimpulan akhir presentasi. Jika penyajian presentasi lamban dan tidak menarik
perhatian, tujuan presentasi tidak tercapai. Sebaliknya, jika presentasi
terlaksana dengan baik, audiensi dapat memetik manfaatnya.
Jumlah peserta yang sesuai untuk jenis rapat ini
ditentukan berdasar fasilitas rapat yang tersedia. Sepanjang setiap peserta
dalam ruang rapat dapat melihat dan mendengar presentasi dengan jelas, jumlah
tersebut dapat dianggap sesuai.
2. Rapat Kerja
Berbeda dengan presentasi, rapat kerja merupakan
komunikasi dua arah berupa diskusi. Setiap peserta dilibatkan dalam pembahasan
subyek rapat. Pemecahan permasalahan, pengambilan keputusan, dan rapat
pencarian fakta tergolong dalam kategori rapat kerja.
Keberhasilan rapat kerja ditentukan oleh kemampuan
pimpinan rapat menciptakan dan memandu diskusi. Peserta rapat kerja dibatasi
dalam jumlah tertentu karena semakin banyak peserta semakin sulit untuk
mengambil keputusan.
Penyusunan daftar orang-orang yang
perlu diundang dalam rapat perlu berpedoman pada jenis rapat yang akan
diselenggarakan.
§ Untuk
presentasi, perlu dipertimbangkan pemilihan peserta yang memerlukan informasi.
§ Untuk rapat
pengambilan keputusan atau pemecahan masalah, jumlah peserta maksimum lima
orang.
§ Untuk rapat
identifikasi permasalahan, jumlah peserta maksimum sepuluh orang.
§ Untuk rapat
informasional, jumlah peserta maksimum tiga puluh orang.
§ Untuk rapat
panitia, jumlah peserta maksimum yang efektif tidak lebih dari tujuh orang.
Sebagai pedoman pimpinan rapat,
rapat hanya diikuti oleh orang-orang yang berkompeten dengan subyek rapat.[9]
N. Memilih
Tempat Rapat
Saat memilih tempat untuk
penyelenggaraan rapat, perhatikan beberapa hal sebagai berikut:
1. Ukuran
Ruangan
Luas ruangan harus sesuai dengan jumlah peserta rapat.
Ruang auditorium misalnya, terlalu besar untuk rapat kecil dengan peserta
delapan orang. Dapat dibayangkan bagaimana perasaan orang yang mempresentasikan
idenya di depan kelompok kecil yang duduk membentuk satu deret di dalam ruangan
besar. Meskipun pokok bahasan dalam presentasi baik, kondisi ruangan yang
terlalu besar menyebabkan pembicaraan bergema dan mengganggu konsentrasi
peserta.
2. Akustik
Ruang besar yang kosong seringkali berakustik buruk,
terlebih apabila di ruang tersebut tidak terpasang korden, tanpa karpet, atau
bahan peredam suara lainnya untuk mencegah terjadinya gema. Sebelum menggunakan
ruang besar, perlu diperhatikan akustik ruangan karena setiap peserta rapat
harus dapat mendengar segala sesuatu yang diucapkan tanpa gangguan. Jika
peserta rapat tidak dapat mendengar dengan baik, mereka akan merasa terisolir.
3. Gangguan
Pemilihan tempat untuk penyelenggaraan rapat di luar
kantor perlu memperhatikan faktor-faktor yang dapat mengganggu jalannya rapat.
Ruang tempat penyelanggaraan rapat memerlukan penyekat yang mampu mengurangi
intensitas suara dari luar yang dapat mengganggu ketenangan suasana. Suara
dering telepon, pembicaraan orang di luar ruang rapat, lalu lalang orang keluar
masuk ruang rapat dapat mengganggu suasana rapat yang berlangsung.
4. Pintu Masuk
dan Keluar
Tatanan ruang rapat yang baik adalah dengan meletakkan
podium berlawanan arah dengan pintu yang merupakan jalan keluar dan masuknya
peserta rapat. Kursi tempat duduk peserta disusun membelakangi pintu. Dengan
tatanan demikian, peserta yang datang terlambat atau mereka yang perlu
meninggalkan ruangan tidak mengganggu jalannya rapat.
5. Ventilasi
Dalam memilih ruang rapat, perlu diperhatikan
sirkulasi udaranya. Udara di ruang tertutup yang penuh orang akan segera
menjadi pengap. Meski ruangan menggunakan air condition, kondisi ini seringkali
tidak dapat mempertahankan udara tetap segar. Sebelum rapat diselenggarakan,
perlu dipastikan terlebih dahulu bahwa ruangan berventilasi cukup, baik secara
mekanis maupun melalui jendela.[10]
O. Kriteria
Pimpinan Rapat yang Baik
Keberhasilan suatu rapat sangat
ditentukan oleh efektivitas pimpinannya. Rapat akan produktif jika pimpinan
dipersiapkan dan dipilih dengan cermat.
Pimpinan rapat adalah orang yang
bertanggung jawab atas keberlangsungan rapat. Seorang pimpinan rapat yang baik
tidak mendominasi seluruh rapat sehingga mengurangi kesempatan peserta untuk
memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga
kehilangan kendali atas rapat yang dipimpinnya. Untuk menjadi pimpinan rapat
yang baik, perhatikan beberapa kriteria berikut:
§ Mengetahui
apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat.
§ Berbicara
menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh peserta rapat.
§ Membangkitkan
minat peserta rapat.
§ Mengetahui
dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat pendahuluan.
§ Menyajikan
materi secara sederhana dan ringkas. Bila perlu, dapat digunakan alat bantu
visual.
§ Menjaga
ketenangan sikap dan rasa percaya diri.
§ Berbicara
dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat.
§ Hindari
tingkah laku yang dapat mengganggu suasana.
§ Memperhatikan
dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta rapat.
§ Mengikuti
agenda rapat langkah demi langkah.
§ Menjaga arah
rapat agar tidak menyimpang dari tujuan.
P. Teknik
Memimpin Rapat
Pemimpin rapat yang baik tidak
mendominasi kesempatan berbicara dan mengutarakan pendapatnya kepada forum
peserta rapat, melainkan membawa forum ke dalam diskusi untuk mendapatkan
masukan, opini dan pemikiran peserta rapat. Diskusi merupakan inti sebuah rapat
yang baik. Rapat akan terhenti apabila pimpinan mendominasi diskusi dan tidak
memberikan kesempatan berpartisipasi kepada peserta rapat. Selama rapat
berlangsung, untuk membawa forum ke arah diskusi dan mengendalikannya, pimpinan
rapat dapat melakukan hal-hal sebagai berikut:
§ Mengajukan
petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup dijawab dengan sekedar
ucapan “ya” atau “tidak”.
§ Memberdayakan
dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat.
§ Menyampaikan
pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta lain melalui pimpinan rapat.
§ Mengabaikan
pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan rapat.
§ Menyatakan
kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari tujuan yang telah
ditetapkan.
§ Bersikap
tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi.
§ Menggunakan
contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan dorongan kepada kelompok
agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama.
§ Mengajukan
pertanyaan, baik kepada orang per orang atau kepada seluruh kelompok, yang
relevan dengan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka.
§ Pada waktu
subyek dari luar topik diskusi muncul dan dipandang penting, pimpinan
menawarkan kepada peserta apakah subyek tersebut ditambahkan pada agenda atau
akan dibicarakan pada rapat pada kesempatan lain.
Q. Membuka
Rapat
Pimpinan rapat yang efektif membuka
rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata
dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi
tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum
peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan
secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat
direalisasikan.
Jika dalam kata-kata pembukaan
pimpinan rapat menyatakan opini pribadi tentang subyek rapat, peserta rapat
akan menduga bahwa rapat akan diarahkan untuk mewujudkan gagasan pimpinan,
tidak mencapai keputusan bersama, dan pada akhirnya dengan cepat akan
menurunkan minat peserta rapat.
R. Menutup
Rapat
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan
harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan
yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan
peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang
telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang
telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu
rapat menjadi lebih lama.
Rapat dapat selesai lebih cepat apabila
peserta rapat menyetujui topik dalam agenda. Meskipun demikian, apabila
terdapat peserta rapat yang menghendaki klarifikasi dan kemudian terjadi
diskusi, sepanjang hal itu tidak melampaui waktu yang telah ditetapkan untuk
penyelenggaraan rapat, harus diberikan toleransi.[11]
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok
orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab
ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat
organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada
penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Sebelum rapat diselenggarakan,
pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk
itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan
tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Penyelenggaraan suatu rapat akan
lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan
bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin
banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan
pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Alasan penyelenggaraan rapat adalah
untuk menerima laporan dari peserta rapat, untuk mencapai keputusan bersama,
untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan, untuk mencapai kesamaan
pikiran, program, atau keputusan, untuk mencapai tujuan tujuan pelatihan, untuk
menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan informasi penting kepada
audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi
yang mereka peroleh dari rapat.
Perencanaan rapat perlu
memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan
rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan
aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti
rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya
menyelenggarakan rapat.
Pimpinan rapat yang efektif membuka
rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata
dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi
tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum
peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan
secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat
direalisasikan.
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan
harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan
yang tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan
peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang
telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang
telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu
rapat menjadi lebih lama.
DAFTAR PUSTAKA
Machfoedz, Mahmud. 2005. Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET
Waworuntu, Tony. 1994. Pedoman
Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
Panglaykim, Tanzil Hazil. 1981. Manajemen
Suatu Pengantar. Jakarta: GHALIA INDONESIA
Pocker Mentor. 2008. Menyelenggarakan
Rapat. Harvard Bussiness School, Erlangga
[1] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.2.
[3] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.5-6.
[5] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.7-8.
[6] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.9-11.
[7] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.11-14.
[8] Tony Waworuntu. 1994. Pedoman
Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
Hlm. 101-104.
[9] http://id.shvoong.com/social-sciences/counseling/2262291-manajemen-diri-dan-rapat/#ixzz1pFj6eCH4.
[10] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.25-27.
[11] Mahmud Machfoedz. 2005. Rapat
dan Presentasi Lisan yang Efektif. Yogjakarta: C.V. ANDI OFFSET. Hlm.36-39.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar